Sobald du selbstständig bist, gelten für deine Buchhaltung die GoBD – die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das Regelwerk ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums und legt fest, wie digitale Belege erfasst, gespeichert und dem Finanzamt zugänglich gemacht werden müssen. Es gilt auch für Kleinunternehmer und Freiberufler mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
In diesem Ratgeber erfährst du, was die Grundsätze konkret verlangen, wie lange du Belege aufbewahren musst (seit 2025 gelten teils kürzere Fristen), was sich durch die E-Rechnung geändert hat und wie du mit wenig Aufwand eine prüfungssichere Ablage aufbaust.
Was bedeutet GoBD?
Die Abkürzung steht für die oben genannten Grundsätze, die das BMF 2014 eingeführt und seither mehrfach überarbeitet hat, zuletzt mit dem zweiten Änderungsschreiben vom 14. Juli 2025 zur E-Rechnung. Rechtsgrundlage sind vor allem die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten der Abgabenordnung (§§ 145 bis 147 AO). Die GoBD schaffen keine neuen Pflichten, sondern erklären, wie die Finanzverwaltung diese Pflichten in einer digitalen Umgebung auslegt.
Zuständig für Prüfungen sind die Finanzämter der Länder. Welche Behörde wofür zuständig ist, zeigt der Wegweiser des Bundeszentralamts für Steuern zu den Finanzverwaltungen der Länder.
Die Grundsätze im Überblick
- Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall wird lückenlos erfasst.
- Richtigkeit: Die Aufzeichnungen entsprechen den tatsächlichen Vorgängen.
- Zeitgerechtheit: Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten werden. Unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, gilt nach den GoBD als unbedenklich.
- Ordnung: Belege sind systematisch abgelegt und auffindbar.
- Unveränderbarkeit: Änderungen müssen nachvollziehbar sein; das Original darf nicht spurlos überschrieben werden.
- Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss Geschäftsvorfälle in angemessener Zeit vom Beleg bis zur Steuererklärung verfolgen können.
Gerade die Unveränderbarkeit ist für viele Selbstständige die Hürde. Eine Excel-Tabelle oder ein normaler Ordner auf dem Laptop erfüllen sie nicht ohne Weiteres, weil Inhalte jederzeit spurlos geändert werden können. Buchhaltungsprogramme protokollieren Änderungen und sperren erfasste Belege. Wie das für kleine Betriebe aussehen kann, zeigt zum Beispiel der Ratgeber zum sicheren Umgang mit den GoBD für Kleinunternehmer von Lexware; vergleichbare Funktionen bieten auch andere Programme.
Aufbewahrungsfristen 2026
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege verkürzt. Seit 2025 gilt nach § 147 Abs. 3 AO:
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Organisationsunterlagen | 10 Jahre |
| Buchungsbelege, also auch Rechnungen | 8 Jahre |
| Empfangene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre |
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind. Eine ausführliche Übersicht zu den Aufbewahrungsfristen findest du bei Für-Gründer.de. Während der gesamten Frist müssen digitale Unterlagen lesbar und maschinell auswertbar bleiben.
E-Rechnung und GoBD-konforme Archivierung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 grundsätzlich alle. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber annehmen können.
Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ist ein strukturierter Datensatz. Laut dem Änderungsschreiben vom Juli 2025 reicht es, den strukturierten Teil aufzubewahren. Die PDF-Ansicht einer hybriden Rechnung musst du nur zusätzlich speichern, wenn sie abweichende oder zusätzliche steuerlich relevante Angaben enthält. Wichtig: Wandle den Datensatz nicht in ein Bildformat um, sonst geht die maschinelle Auswertbarkeit verloren.
Ersetzendes Scannen von Papierbelegen
Papierbelege darfst du einscannen und das Original vernichten, wenn der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt und der Ablauf dokumentiert ist. Ausnahmen gelten etwa für Unterlagen, die nach anderen Gesetzen im Original aufzubewahren sind. Wie Texterkennung die Belegerfassung beschleunigt, zeigt unser Beitrag zu OCR in der Buchhaltung.
Verfahrensdokumentation nach GoBD
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege bei dir eingehen, erfasst, gebucht und archiviert werden. Sie muss nicht umfangreich sein: Für Selbstständige reichen oft wenige Seiten mit Zuständigkeiten, eingesetzter Software, Scan-Ablauf und Datensicherung. Fehlt sie, ist das allein kein Grund, die Buchführung zu verwerfen, kann aber bei weiteren Mängeln den Ausschlag geben.
Software auswählen und Datenzugriff vorbereiten
Für die meisten Selbstständigen ist eine Buchhaltungssoftware der einfachste Weg, die Anforderungen dauerhaft zu erfüllen. Achte bei der Auswahl auf diese Punkte:
- revisionssicheres Archiv mit Änderungsprotokoll
- Empfang, Prüfung und Anzeige von XRechnung und ZUGFeRD
- Bankanbindung, damit Zahlungen automatisch Belegen zugeordnet werden
- Export für die Steuerberatung, etwa im DATEV-Format
- Datenexport für eine Außenprüfung und Zugriff auch nach einem Anbieterwechsel
Datenzugriff bei einer Betriebsprüfung
Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt auf deine digitalen Daten zugreifen: durch Einsicht in dein System, durch Auswertungen, die du nach seinen Vorgaben erstellst, oder durch Übergabe der Daten auf einem Datenträger. Wechselst du die Software, musst du sicherstellen, dass die alten Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist weiter lesbar und auswertbar sind. Kläre das vor der Kündigung eines Programms. Wie künstliche Intelligenz die Zusammenarbeit mit der Kanzlei verändert, beschreibt unser Beitrag KI in der Steuerberatung.
Was bei Verstößen droht
Formelle Mängel führen nicht automatisch zu Nachzahlungen. Wiegen sie schwer oder kommen inhaltliche Fehler hinzu, kann das Finanzamt die Buchführung jedoch verwerfen und Umsatz und Gewinn schätzen (§ 162 AO). Solche Schätzungen fallen selten zugunsten der Steuerpflichtigen aus. Hinzu kommen Nachzahlungszinsen und gegebenenfalls Verzögerungsgelder, wenn angeforderte Daten nicht geliefert werden.
Werden Einnahmen bewusst verschwiegen oder Belege manipuliert, steht schnell der Vorwurf der Steuerhinterziehung oder der leichtfertigen Steuerverkürzung im Raum. Spätestens dann solltest du anwaltlichen Rat einholen.
Pflichtangaben auf Rechnungen
Auch deine eigenen Rechnungen müssen ordnungsgemäß sein. Für regelbesteuerte Unternehmen nennt § 14 Abs. 4 UStG unter anderem diese Angaben:
| Angabe | Zweck |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift beider Parteien | Identifikation von Leistendem und Empfänger |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | steuerliche Zuordnung |
| Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer | Einmaligkeit des Belegs |
| Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt | Nachvollziehbarkeit |
| Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag | Berechnung der Umsatzsteuer |
Kleinunternehmer (Vorjahresumsatz bis 25.000 Euro, laufendes Jahr bis 100.000 Euro) weisen keine Umsatzsteuer aus, sondern einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG; für sie gelten seit 2025 vereinfachte Rechnungsangaben.
Routinen für eine prüfungssichere Ablage
- Feste Termine für die Buchhaltung, zum Beispiel jeden Freitag eine halbe Stunde.
- Ein separates Geschäftskonto, damit private und betriebliche Zahlungen getrennt bleiben.
- Einheitliche Dateinamen wie Datum_Lieferant_Betrag.
- Regelmäßige Backups an einem zweiten Ort.
- E-Mail-Postfächer mit Rechnungen nicht einfach leeren, sondern Anhänge vorher archivieren.
Mit einer solchen Routine geht die Steuererklärungs-Saison deutlich entspannter über die Bühne. Typische Stolperfallen beschreibt unser Artikel Buchhaltung für Startups: 10 Fehler, Grundlagen zu Steuern im Start findest du unter Steuern als Selbstständiger.
Häufige Fragen
Was bedeutet GoBD-konform?
Eine Buchhaltung oder Software ist GoBD-konform, wenn Erfassung, Speicherung und Archivierung die Grundsätze erfüllen: vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar und nachvollziehbar. Ein Software-Testat allein reicht nicht; entscheidend ist, wie du das Programm im Alltag nutzt.
Darf ich eine per E-Mail erhaltene Rechnung einfach in einem Ordner speichern?
Ein normaler Ordner schützt nicht vor Änderungen. Besser ist ein Archiv in deiner Buchhaltungssoftware oder ein Dokumentenmanagementsystem, das Änderungen protokolliert.
Darf ich Rechnungen mit Word oder Excel schreiben?
Das ist nicht verboten, aber riskant, weil die Programme keine fortlaufende Nummerierung und Änderungshistorie sicherstellen. Archiviere zumindest das versendete PDF unveränderbar. Für E-Rechnungen ab 2027 bzw. 2028 brauchst du ohnehin geeignete Software.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre – jeweils ab Ende des Kalenderjahres.
Fazit
Die GoBD wirken bürokratisch, lassen sich für Selbstständige aber mit wenigen Bausteinen erfüllen: eine Buchhaltungssoftware mit revisionssicherem Archiv, eine kurze Verfahrensdokumentation, feste Routinen und Kenntnis der neuen Fristen. Wer E-Rechnungen im Originalformat speichert und Papierbelege dokumentiert scannt, ist für eine Betriebsprüfung gut gerüstet.
