Laserdrucker im Vergleich zu Tintenstrahlgeräten punkten vor allem dort, wo regelmäßig Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Etiketten gedruckt werden. Sie sind schnell, der Toner trocknet nicht ein und die Kosten pro Seite sind bei Schwarzweiß-Druck meist niedrig. Doch welches Gerät passt zu einem kleinen Büro, einem Ladengeschäft oder einem wachsenden Team?
In diesem Ratgeber erfährst du, nach welchen Kriterien du Modelle bewerten solltest, wie du die tatsächlichen Druckkosten berechnest, ob sich gebrauchte Büroklassiker noch lohnen und wie du die Anschaffung steuerlich behandelst. Das Ziel ist keine Bestenliste, sondern eine Entscheidungshilfe, mit der du Angebote selbst einordnen kannst.
Laser oder Tinte: Was passt zu deinem Betrieb?
Die Grundsatzfrage klärst du am besten über dein Druckverhalten. Wer täglich druckt und vor allem Text braucht, fährt mit einem Lasergerät meist besser. Wer selten druckt, aber hochwertige Fotos oder farbige Marketingmaterialien benötigt, kann mit einem Tintenstrahler oder einem externen Druckdienstleister besser bedient sein.
| Kriterium | Laserdrucker | Tintenstrahldrucker |
|---|---|---|
| Textqualität | Sehr scharf, wischfest | Gut, je nach Papier |
| Geschwindigkeit | Hoch, auch bei großen Mengen | Meist geringer |
| Seltene Nutzung | Unproblematisch, Toner trocknet nicht ein | Risiko eingetrockneter Düsen |
| Fotodruck | Eher schwach | Stärke vieler Modelle |
| Anschaffung | Oft etwas höher | Einstiegsgeräte sehr günstig |
Laserdrucker im Vergleich: 7 Kriterien fürs Büro
Wenn du Laserdrucker im Vergleich bewertest, helfen dir diese Punkte, Datenblätter und Angebote nebeneinanderzulegen.
1. Monatliches Druckvolumen
Schätze ab, wie viele Seiten du pro Monat druckst, und vergleiche das mit dem empfohlenen Druckvolumen des Herstellers. Ein Gerät, das dauerhaft am oberen Limit läuft, verschleißt schneller.
2. Schwarzweiß oder Farbe
Monochrome Modelle sind günstiger in Anschaffung und Unterhalt. Farblaser lohnen sich, wenn du regelmäßig Angebote, Präsentationen oder Flyer farbig ausgibst. Bedenke, dass vier Tonerkartuschen statt einer anfallen.
3. Anschlüsse und Netzwerk
Für einen Einzelarbeitsplatz reicht USB. Sobald mehrere Personen drucken, brauchst du LAN oder WLAN. Achte auch auf Druck vom Smartphone und auf aktuelle Treiber für deine Betriebssysteme.
4. Duplex und Papierzufuhr
Automatischer beidseitiger Druck spart Papier. Ein zweites Papierfach ist praktisch, wenn du zwischen Briefpapier und normalem Papier wechselst oder große Mengen druckst.
5. Multifunktion
Scannen und Kopieren sind im Geschäftsalltag oft wichtiger als gedacht, etwa für Belege. Ein Multifunktionsgerät mit automatischem Dokumenteneinzug erleichtert die digitale Ablage. Wie du Belege anschließend automatisiert auswertest, beschreibt unser Beitrag zu OCR im Finanzwesen.
6. Sicherheit und Datenschutz
Netzwerkdrucker sind IT-Geräte. Prüfe, ob der Hersteller Firmware-Updates liefert, ob sich Standardpasswörter ändern lassen und ob vertrauliche Ausdrucke per PIN freigegeben werden können.
7. Energieverbrauch und Emissionen
Vergleiche den Verbrauch im Ruhezustand, denn darin verbringt ein Bürogerät die meiste Zeit. Umweltzeichen wie der Blaue Engel berücksichtigen unter anderem Energiebedarf und Emissionen. Stelle Lasergeräte möglichst in gut belüfteten Räumen auf.
Druckkosten pro Seite richtig berechnen
Stellst du Laserdrucker im Vergleich nebeneinander, sagt der Kaufpreis wenig über die Gesamtkosten. Entscheidend sind die Kosten pro Seite. Die Grundformel lautet: Preis der Tonerkartusche geteilt durch die Reichweite in Seiten laut Hersteller. Hinzu kommen Papier, Strom und Verschleißteile wie Trommel oder Fixiereinheit, sofern diese nicht in der Kartusche integriert sind.
Ein Rechenbeispiel mit runden Werten: Kostet eine Kartusche 60 Euro und reicht laut Hersteller für 2.000 Seiten, liegen die reinen Tonerkosten bei 3 Cent pro Seite. Bei 500 Seiten im Monat sind das 15 Euro monatlich, mit Papier eher 20 bis 25 Euro. Achte beim Vergleich darauf, dass Herstellerangaben auf genormten Testseiten beruhen. Druckst du viele Grafiken, liegt der tatsächliche Verbrauch höher. Weitere Spartipps findest du im Artikel Druckkosten im Startup senken.
- Originaltoner: Meist teurer, dafür volle Kompatibilität.
- Kompatible oder wiederaufbereitete Kartuschen: Oft günstiger. Prüfe Bewertungen, Garantie des Händlers und ob Firmware-Updates des Druckers Fremdkartuschen blockieren können.
- XL-Kartuschen: Höhere Reichweite senkt meist die Kosten pro Seite.
Gebrauchte Klassiker: Lohnt sich ein HP LaserJet P2055?
Viele Gründer stoßen auf gebrauchte oder generalaufbereitete Bürogeräte. Ein bekanntes Beispiel ist die Reihe HP LaserJet P2055, die um 2009 auf den Markt kam. Laut damaligem Test der Computerwoche druckt das Basismodell P2055d laut Datenblatt bis zu 33 Seiten pro Minute mit 1200 x 1200 dpi, hat ein 250-Blatt-Fach, eine Duplexeinheit und nur USB. Die Variante P2055dn ergänzt einen Netzwerkanschluss, die x-Variante ein zusätzliches 500-Blatt-Fach. Die Kartusche HP 05A ist für rund 2.300 Seiten ausgelegt.
Einen ausführlichen Vergleich von HP Laserjet P2055 Laserdruckern mit den Unterschieden der Modelle bietet etwa der Toner-Händler Tonerpartner. Für deine Entscheidung solltest du jedoch zusätzlich Folgendes bedenken:
- Die Geräte werden nicht mehr produziert. WLAN, App-Druck und moderne Sicherheitsfunktionen fehlen.
- Prüfe vor dem Kauf, ob für dein Betriebssystem noch Treiber verfügbar sind.
- Lass dir den Seitenzähler und den Zustand der Fixiereinheit nennen.
- Verbrauchsmaterial ist laut Handel weiterhin verbreitet erhältlich, was für den Weiterbetrieb spricht.
Für einen Einzelarbeitsplatz mit viel Textdruck kann ein solches Gerät günstig sein. Für ein Team mit mobilen Geräten ist ein aktuelles Modell meist die bessere Wahl.
Kaufen, leasen oder Managed Print?
Neben dem Kauf gibt es Leasing- und Mietmodelle, bei denen Wartung und Verbrauchsmaterial oft per Seitenpreis abgerechnet werden. Das lohnt sich vor allem bei höheren Volumina und mehreren Standorten. Rechne auch diese Modelle mit Kosten pro Seite durch, damit du Laserdrucker im Vergleich zu Mietlösungen fair bewerten kannst. Für Solo-Selbstständige und kleine Teams ist der Kauf in der Regel einfacher. Wer im Coworking-Space arbeitet, kann häufig die dortigen Geräte mitnutzen und braucht vielleicht gar keinen eigenen Drucker; mehr dazu in unserem Beitrag zu Coworking.
Steuerliche Behandlung der Anschaffung
Viele gehen davon aus, dass ein Drucker unter 800 Euro netto als geringwertiges Wirtschaftsgut nach § 6 Abs. 2 EStG sofort abgeschrieben werden kann. Nach der Rechtsprechung gilt ein reiner Drucker jedoch als nicht selbstständig nutzbar, weil er nur zusammen mit einem Computer funktioniert. In der Praxis hilft das BMF-Schreiben zur Nutzungsdauer digitaler Wirtschaftsgüter vom 22. Februar 2022: Computerhardware einschließlich Peripheriegeräten wie Druckern kann mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden. Kläre die Details für deinen Fall mit deiner Steuerberatung.
Praxisbeispiel: Drucker für ein Drei-Personen-Büro
Eine kleine Agentur mit drei Mitarbeitenden druckt etwa 800 Seiten im Monat, davon rund zehn Prozent in Farbe. Alle arbeiten mit Laptops, teilweise im Homeoffice. Die Anforderungsliste lautet: Netzwerk und WLAN, Duplex, Scan mit Dokumenteneinzug, gelegentlich Farbe.
Das Team betrachtet drei Laserdrucker im Vergleich: einen gebrauchten Schwarzweiß-Laser, ein neues Schwarzweiß-Multifunktionsgerät und ein Farblaser-Multifunktionsgerät. Nach Berechnung der Seitenkosten fällt die Wahl auf das neue Schwarzweiß-Multifunktionsgerät. Die wenigen Farbdrucke für Kundenpräsentationen gibt das Team an eine Online-Druckerei. So bleiben Anschaffung und laufende Kosten überschaubar.
Häufige Fragen
Welche Laserdrucker im Vergleich eignen sich für kleine Büros?
Für die meisten kleinen Büros reicht ein Schwarzweiß-Multifunktionsgerät mit Netzwerk, WLAN und Duplex. Farblaser lohnen sich nur, wenn regelmäßig farbig gedruckt wird.
Wie viel kostet eine Seite bei einem Laserdrucker?
Teile den Tonerpreis durch die Reichweite laut Hersteller und addiere Papier. Bei Schwarzweiß-Modellen liegen die reinen Tonerkosten häufig im niedrigen einstelligen Centbereich pro Seite, abhängig von Kartusche und Druckbild.
Ist ein gebrauchter Laserdrucker sinnvoll?
Ja, wenn Zustand, Seitenzähler und Treiberunterstützung stimmen und Verbrauchsmaterial verfügbar ist. Bei Netzwerkdruckern solltest du auf Sicherheitsupdates achten.
Kann ich einen Drucker sofort abschreiben?
Als GWG in der Regel nicht, weil ein Drucker nicht selbstständig nutzbar ist. Über die einjährige Nutzungsdauer für Computerhardware ist aber meist eine Abschreibung im Anschaffungsjahr möglich.
Fazit
Wer Laserdrucker im Vergleich betrachtet, sollte nicht beim Kaufpreis stehen bleiben. Druckvolumen, Kosten pro Seite, Netzwerk, Scanfunktion und Sicherheit entscheiden darüber, ob ein Gerät zu deinem Betrieb passt. Gebrauchte Klassiker können für Einzelplätze eine günstige Lösung sein, aktuelle Multifunktionsgeräte sind für Teams meist praktischer. Plane den Drucker als Teil deiner Büro-Infrastruktur und prüfe regelmäßig, ob sich Prozesse papierlos lösen lassen.
