Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2025, allerdings in Stufen. Seit diesem Tag müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen, und die erste davon läuft am 31. Dezember 2026 aus.
Für viele Gründer und kleine Unternehmen ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die Rechnungsstellung umzustellen. In diesem Artikel erfährst du, wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss, welche Formate zulässig sind, welche Ausnahmen es gibt und wie du die Umstellung praktisch angehst. Stand: Oktober 2026.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung EN 16931.
Wichtig ist der Unterschied zur einfachen PDF-Rechnung: Ein PDF ist zwar elektronisch, aber nicht strukturiert. Es gilt als sonstige Rechnung und erfüllt die E-Rechnungspflicht nicht. Eine E-Rechnung enthält dagegen einen maschinenlesbaren Datensatz, den Buchhaltungsprogramme direkt verarbeiten können.
Zulässige Formate
- XRechnung: reines XML-Format, das auch für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber genutzt wird. Für Menschen ist es nur mit einem Viewer lesbar.
- ZUGFeRD: hybrides Format aus PDF und eingebetteter XML-Datei. Zulässig sind die Profile, die der EN 16931 entsprechen, ab Version 2.0.1. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus.
- Andere Formate wie EDI-Verfahren, wenn sich die Pflichtangaben in ein normkonformes Format überführen lassen und beide Seiten das vereinbart haben.
E-Rechnungspflicht: Fristen im Überblick
Die Stufen ergeben sich aus der Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 UStG. Die folgende Tabelle zeigt, was wann gilt.
| Zeitraum | Empfang | Ausstellung |
|---|---|---|
| Ab 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können | Papier und andere elektronische Formate (z. B. PDF) weiter erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 1.1.2027 bis 31.12.2027 | Pflicht besteht weiter | E-Rechnung verpflichtend für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz; kleinere Unternehmen dürfen noch Papier oder PDF nutzen; EDI mit Zustimmung für alle weiter möglich |
| Ab 1.1.2028 | Pflicht besteht weiter | Alle inländischen Unternehmen stellen im B2B-Bereich E-Rechnungen aus |
Maßgeblich für die 800.000-Euro-Grenze ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr, für 2027 also der Umsatz 2026. Wer 2026 darüber liegt, muss ab Januar 2027 umgestellt haben.
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht gilt für Leistungen zwischen zwei Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso wenig Rechnungen an Kunden im Ausland. Auch Freiberufler und Nebenerwerbsgründer sind Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts und deshalb grundsätzlich erfasst.
Gerade Freiberufler unterschätzen die E-Rechnungspflicht häufig, weil sie oft nur wenige Rechnungen im Monat schreiben. Sobald deine Kunden Unternehmen im Inland sind, gilt die Pflicht aber auch für dich, sofern du nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt. Was für Freiberufler steuerlich sonst noch wichtig ist, liest du im Beitrag Steuern für Freiberufler.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Einige Rechnungen dürfen auch dauerhaft als sonstige Rechnung, also auf Papier oder als PDF, ausgestellt werden:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, für die keine Rechnungspflicht besteht, etwa viele ärztliche Leistungen oder Vermietung ohne Option
Die Empfangspflicht gilt dagegen für alle. Für den Empfang reicht in der Regel ein E-Mail-Postfach. Du brauchst aber ein Programm, mit dem du die Rechnungen lesen, prüfen und GoBD-konform archivieren kannst. Die Aufbewahrungspflichten für Belege erklärt unser Beitrag zur digitalen Buchhaltung und GoBD.
So stellst du dein Unternehmen um
1. Ist-Analyse
Prüfe, wie du heute Rechnungen erstellst und empfängst. Wie viele Rechnungen schreibst du pro Monat, an wen, und mit welchem Programm? Liegt dein Umsatz 2026 über 800.000 Euro? Davon hängt ab, ob du schon zum 1. Januar 2027 umstellen musst.
2. Software auswählen
Die meisten Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme für kleine Unternehmen unterstützen inzwischen XRechnung und ZUGFeRD. Achte darauf, dass die Software E-Rechnungen sowohl erzeugen als auch einlesen, validieren und archivieren kann. Einen Überblick über die Grundlagen bieten auch Anbieter selbst, etwa das kostenlose E-Book von Lexware zur E-Rechnung mit Erläuterungen zu Formaten, GoBD und Archivierung. Vergleiche mehrere Programme, bevor du dich festlegst, und frage bei deiner Steuerberatung nach, welche Schnittstelle sie nutzt.
Viele Kanzleien verarbeiten Belege inzwischen weitgehend automatisiert. Je sauberer deine Daten strukturiert sind, desto weniger Rückfragen entstehen. Wie sich die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung dadurch verändert, beschreibt unser Artikel KI in der Steuerberatung. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kommt zusätzlich das Peppol-Netzwerk als Übertragungsweg in Frage, das unabhängig von der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich bereits seit Jahren genutzt wird.
3. Kunden und Lieferanten informieren
Kläre, an welche Adresse E-Rechnungen geschickt werden sollen und welche Formate deine Geschäftspartner bevorzugen. Bitte deine Lieferanten, dir künftig strukturierte Rechnungen zu senden, damit du die Vorteile der automatischen Verarbeitung nutzen kannst.
4. Testphase und Archivierung
Erstelle einige Testrechnungen und lass sie mit einem Validator prüfen. Lege fest, wo eingehende E-Rechnungen gespeichert werden. Archiviert werden muss die strukturierte XML-Datei, nicht nur eine Ansicht davon.
Praxisbeispiel: Agentur mit 120 Rechnungen im Jahr
Eine kleine Online-Agentur mit zwei Gründern stellt rund zehn Rechnungen im Monat an Geschäftskunden in Deutschland, bisher als PDF aus einem Textprogramm. Der Umsatz 2026 liegt unter 800.000 Euro. Rechtlich darf die Agentur deshalb bis Ende 2027 weiter PDF-Rechnungen verschicken, wenn die Kunden zustimmen.
Trotzdem lohnt sich die frühe Umstellung. Große Kunden müssen ab 2027 selbst E-Rechnungen ausstellen und bevorzugen oft auch beim Empfang strukturierte Daten. Mit einer Rechnungssoftware, die ZUGFeRD erzeugt, erhält jeder Kunde ein lesbares PDF mit eingebettetem Datensatz. Die Agentur spart sich die doppelte Pflege von Kundendaten und kann Zahlungseingänge leichter abgleichen.
Vorteile und Herausforderungen
Die Umstellung bringt Aufwand, aber auch Nutzen:
- Weniger manuelle Erfassung: Eingangsrechnungen lassen sich automatisch in die Buchhaltung übernehmen.
- Weniger Fehler: Pflichtangaben werden beim Erstellen geprüft.
- Schnellere Zahlung: Kunden können Rechnungen schneller freigeben.
- Aufwand: Neue Software, Schulung und Anpassung der Abläufe kosten Zeit und Geld.
- Abhängigkeit: Wechselst du die Software, muss das Archiv lesbar bleiben.
Langfristig wird die E-Rechnung auch Grundlage für digitale Meldesysteme. Die EU hat mit dem Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) beschlossen, ab Juli 2030 schrittweise elektronische Meldepflichten für grenzüberschreitende Umsätze einzuführen. Wer jetzt sauber umstellt, ist darauf vorbereitet. Weitere steuerliche Grundlagen für den Start findest du unter Steuern als Selbstständiger im ersten Jahr und für Kapitalgesellschaften unter GmbH-Steuern im Überblick.
Häufige Fragen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?
Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt, sonst ab dem 1. Januar 2028.
Wie sieht eine E-Rechnung aus?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die du mit einem Viewer oder deiner Buchhaltungssoftware lesbar machst. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein normales PDF, enthält aber zusätzlich eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Am einfachsten mit einem Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Für Rechnungen an Bundesbehörden gibt es außerdem eine Erfassung über die Plattformen des Bundes.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, dürfen aber weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen, aber sie kommt für fast alle Unternehmen. Empfangen musst du E-Rechnungen schon heute, und ab 2027 beziehungsweise 2028 musst du sie auch ausstellen. Wer jetzt eine passende Software wählt, Kunden und Lieferanten einbindet und die Archivierung klärt, vermeidet Stress zum Jahreswechsel und profitiert früher von automatisierten Abläufen.
