Timebutler ist eine webbasierte Software für Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Personalverwaltung, die sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen richtet. Für Startups wird das Thema spätestens mit den ersten Angestellten wichtig: Arbeitszeiten müssen erfasst, Urlaubsanträge bearbeitet und Überstunden nachgehalten werden.
In diesem Beitrag erfährst du, was Timebutler kann, wie Login und App funktionieren, was die Software laut Anbieter kostet (Stand Oktober 2026), wie aufwendig die Einführung ist und welche rechtlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung du als Arbeitgeber kennen solltest. Außerdem: Vor- und Nachteile und Alternativen. Der Artikel ist ein neutraler Überblick, keine bezahlte Empfehlung.
Was ist Timebutler?
Hinter der Software steht die Timebutler GmbH mit Sitz in Schönefeld bei Berlin (Amtsgericht Cottbus, HRB 18094 CB). Die Software läuft im Browser als Cloud-Lösung. Laut Anbieter werden die Daten in einem Rechenzentrum bei Frankfurt am Main verarbeitet und bleiben in der EU.
Das Tool deckt drei Kernbereiche ab:
- Zeiterfassung: Kommen, Gehen und Pausen per virtueller Stempeluhr im Browser, mobil oder über Hardware-Terminals
- Urlaubs- und Abwesenheitsplanung: Anträge, Genehmigungsketten, Teamkalender und Urlaubssperren
- Personalverwaltung: digitale Personalakte, Dokumente, Berichte
Ergänzend nennt der Anbieter Schichtplanung, eine DATEV-Anbindung und Überstundenverwaltung.
Die Funktionen im Detail
Zeiterfassung mit Timebutler
Mitarbeitende stempeln sich per Klick ein und aus und erfassen Pausen. Optional lässt sich die Zeit Projekten zuordnen, was für Agenturen und Dienstleister mit Stundenabrechnung nützlich ist. Administratoren legen Regeln fest, etwa Höchstarbeitszeiten oder Pflichtpausen, und sehen in Echtzeit, wer gerade arbeitet.
Urlaub und Abwesenheiten
Urlaub, Homeoffice-Tage, Seminare oder Krankheit werden als Abwesenheitstypen angelegt, die du individuell konfigurieren kannst. Das System prüft Überschneidungen und Urlaubssperren, leitet Anträge an die zuständige Person weiter und benachrichtigt nach der Entscheidung automatisch.
Personalakte und Berichte
In der digitalen Personalakte lassen sich Stammdaten, Dokumente und eigene Felder pflegen. Berichte zu Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten kannst du exportieren, etwa für die Lohnabrechnung oder den Steuerberater.
| Bereich | Funktionen | Nutzen für Startups |
|---|---|---|
| Zeiterfassung | Stempeluhr, Pausen, Projektzeiten | Nachweis der Arbeitszeit, Basis für Abrechnung |
| Abwesenheiten | Anträge, Freigaben, Teamkalender | Kein Papier, kein Excel-Chaos |
| Personalakte | Stammdaten, Dokumente | Zentrale Ablage statt verstreuter Ordner |
| Berichte | Überstunden, Fehlzeiten, Exporte | Vorbereitung für Lohnbuchhaltung |
Timebutler Login und App
Die Anmeldung erfolgt über die Website des Anbieters mit E-Mail-Adresse und Passwort. Jede Person im Team erhält ein eigenes Benutzerkonto; die Rechte legt der Administrator fest. Wer sich zum ersten Mal anmelden will, bekommt in der Regel eine Einladung per E-Mail vom eigenen Arbeitgeber.
Für unterwegs gibt es eine App. Laut Anbieter funktioniert die mobile Version aber auch ohne App direkt im Smartphone-Browser. Falls der Login nicht klappt, hilft meist die Passwort-Zurücksetzen-Funktion oder die interne Administratorin, da Zugänge vom Unternehmen verwaltet werden.
Was kostet Timebutler?
Der Anbieter arbeitet mit einer Flatrate, in der laut Anbieter alle Funktionen enthalten sind. Auf der Preisseite (Stand Oktober 2026) nennt der Anbieter:
- 59,95 Euro pro Monat zuzüglich Mehrwertsteuer für Teams bis 35 Personen
- 1,39 Euro pro Monat für jede weitere Person
- Individuelles Angebot ab mehr als 200 Personen
- Kostenloser Test für sechs Wochen ohne Kreditkarte, der automatisch endet
Der Festpreis gilt laut Preisseite für bis zu 35 Personen. Einen separaten, günstigeren Tarif für Kleinstteams weist die offizielle Seite nicht aus, auch bei fünf Nutzern zahlst du also die Flatrate. Prüfe den aktuellen Preis für deine Teamgröße direkt im Preisrechner des Anbieters, da sich Tarife ändern können.
Wie aufwendig ist die Einführung?
Für ein kleines Team ist die Einführung in wenigen Tagen machbar. Bewährt hat sich dieser Ablauf:
- Testkonto anlegen und die wichtigsten Einstellungen prüfen: Arbeitszeitmodelle, Feiertage nach Bundesland, Urlaubsansprüche.
- Abwesenheitstypen und Freigaben definieren: Wer genehmigt Urlaub, wer wird informiert?
- Mitarbeitende anlegen oder importieren und Rechte vergeben.
- Team informieren: Kurze Einweisung, Regeln zu Pausen und Korrekturen, Ansprechpartner für Fragen.
- Testphase nutzen und nach zwei bis vier Wochen nachjustieren, bevor du einen Vertrag abschließt.
Gibt es einen Betriebsrat, ist er bei der Ausgestaltung technischer Einrichtungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle zu beteiligen. Kläre außerdem mit dem Anbieter den Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO und informiere die Mitarbeitenden über die Datenverarbeitung. Mehr zur Digitalisierung von HR-Prozessen liest du im Beitrag Personalverwaltung im Startup.
Arbeitszeiterfassung: Was Pflicht ist
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden kann. Grundlage ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019.
Eine bestimmte Form schreibt das bisher nicht vor. Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung ist im Gespräch: Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht laut Medienberichten (Stand Sommer 2026) eine tägliche elektronische Erfassung vor. Der Entwurf befand sich zuletzt noch in der Ressortabstimmung und sieht Übergangsfristen für kleinere Betriebe vor; beschlossen ist das Gesetz bislang nicht. Wer jetzt eine digitale Lösung einführt, ist für diesen Fall aber vorbereitet. Was speziell für kleine Teams gilt, erklärt der Artikel Zeiterfassung in Kleinst- und Kleinbetrieben.
Für wen eignet sich die Software?
Die Software passt besonders zu Teams, die bisher mit Excel-Listen, Papieranträgen oder Stundenzetteln arbeiten und eine einfache, zentrale Lösung suchen. Typische Nutzer sind:
- Startups nach den ersten Einstellungen, die Urlaub und Arbeitszeit sauber dokumentieren müssen
- Agenturen und Dienstleister, die Zeiten zusätzlich Projekten zuordnen wollen
- Hybride und verteilte Teams, deren Mitarbeitende im Büro, im Homeoffice und unterwegs stempeln
- Handwerks- und Einzelhandelsbetriebe mit festen Standorten, die Hardware-Terminals nutzen möchten
Gerade bei verteilten Teams schafft eine einheitliche Erfassung Transparenz über Arbeits- und Ruhezeiten. Welche Fragen sich beim Wechsel zwischen Büro und Homeoffice stellen, beschreibt der Beitrag Remote Work vs. Vor-Ort-Jobs. Weniger geeignet ist das Tool für Solo-Selbstständige ohne Angestellte, die nur eigene Projektzeiten für Rechnungen erfassen wollen. Dafür genügen meist einfachere Zeiterfassungs-Apps.
Vor- und Nachteile im Überblick
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Zeiterfassung, Urlaub und Personalakte in einem Tool | Kein vollständiges HR-System mit Recruiting oder Lohnabrechnung |
| Flatrate statt Modulpreisen | Bei sehr kleinen Teams im Vergleich zu reinen Zeiterfassungs-Apps teurer |
| Server in der EU laut Anbieter | Cloud-Lösung, Internetzugang erforderlich |
| Sechs Wochen kostenlos testbar | Funktionsumfang für komplexe Schichtbetriebe prüfen |
Alternativen zu Timebutler
Je nach Bedarf kommen andere Tools infrage. Ein kurzer Überblick ohne Wertung:
- Reine Zeiterfassung für Projekte: etwa Clockodo oder Clockify, wenn es vor allem um abrechenbare Stunden geht.
- Schichtplanung: etwa Papershift, wenn wechselnde Dienste im Vordergrund stehen.
- Komplette HR-Suiten: etwa Personio, Factorial oder Kenjo, wenn auch Recruiting, Onboarding und Lohnvorbereitung abgedeckt werden sollen.
Vergleiche Funktionen, Datenstandort, Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung und den Preis für deine Teamgröße. Wie du Abläufe insgesamt schlank hältst, zeigt der Beitrag Digitale Arbeitsabläufe vereinfachen für junge Unternehmen.
Häufige Fragen
Wie aufwendig ist die Einführung von Timebutler im Unternehmen?
Für kleine Teams gering: Konto anlegen, Arbeitszeitmodelle und Abwesenheitstypen einstellen, Mitarbeitende einladen. Das ist meist in wenigen Tagen erledigt. Mit Betriebsrat, mehreren Standorten oder Schichtbetrieb solltest du mehr Zeit für Abstimmung einplanen.
Ist Timebutler kostenlos?
Es gibt einen kostenlosen Test über sechs Wochen. Danach ist die Nutzung kostenpflichtig; der Preis hängt von der Teamgröße ab.
Gibt es eine Timebutler App?
Ja. Laut Anbieter lässt sich die mobile Version aber auch ohne App im Browser des Smartphones nutzen.
Muss ich als kleines Startup die Arbeitszeit erfassen?
Ja, sobald du Arbeitnehmer beschäftigst. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts unabhängig von der Unternehmensgröße. Für Minijobber gelten zusätzlich Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz.
Fazit
Timebutler ist eine solide Option für Startups und kleine Unternehmen, die Zeiterfassung, Urlaubsplanung und eine einfache Personalakte in einem Tool bündeln möchten. Die Flatrate und die sechswöchige Testphase machen den Einstieg leicht. Wer vor allem Projektzeiten abrechnet oder eine vollständige HR-Suite braucht, sollte Alternativen vergleichen. Unabhängig vom Tool gilt: Die Arbeitszeit deiner Beschäftigten musst du schon heute erfassen. Nutze die Testphase, um mit echten Daten aus einem typischen Monat zu prüfen, ob Abläufe, Freigaben und Berichte wirklich zu deinem Team passen.
