Wer als Gründerin oder Selbstständiger die Buchhaltung online erledigt, spart vor allem eines: Zeit. Rechnungen schreiben, Belege erfassen, Zahlungen abgleichen und Daten an die Steuerberatung übergeben laufen in einer Cloud-Software zusammen, statt in Ordnern, Excel-Tabellen und E-Mail-Postfächern verteilt zu sein.
Seit 2025 kommt ein weiterer Grund hinzu: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 auch ausstellen. Dieser Leitfaden zeigt dir, welche Pflichten für deine Buchhaltung gelten, was eine Online-Lösung können muss, was sie kostet und wie du sie im Alltag sinnvoll einsetzt. Stand der Angaben ist Oktober 2026.
Welche Buchhaltung brauchst du überhaupt?
Bevor du eine Software auswählst, kläre, welche Art der Buchführung für dich gilt:
- Einnahmenüberschussrechnung (EÜR): Für Freiberufler und für Gewerbetreibende, die die Grenzen des § 141 AO nicht überschreiten. Das sind derzeit 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr.
- Doppelte Buchführung mit Bilanz: Pflicht für Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs, also etwa für GmbH und UG, sowie für Gewerbetreibende oberhalb der genannten Grenzen.
Für die EÜR reicht eine einfache Online-Lösung meist aus. Bei Bilanzierungspflicht übernimmt häufig die Steuerberatung den Jahresabschluss, während du die laufende Erfassung selbst erledigst. Welche Steuern im ersten Jahr auf dich zukommen, erklärt der Beitrag Steuern als Selbstständiger.
Buchhaltung online: Was die Software leisten sollte
Online-Buchhaltungsprogramme laufen im Browser und meist zusätzlich als App. Die Daten liegen beim Anbieter in der Cloud. Für kleine Unternehmen sind diese Funktionen wichtig:
- Angebote und Rechnungen: Vorlagen mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG, Serien- und Abo-Rechnungen, E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
- Mahnwesen: Automatische Zahlungserinnerungen und mehrere Mahnstufen.
- Belegerfassung: Belege per App fotografieren oder per E-Mail weiterleiten, mit automatischer Texterkennung.
- Bankanbindung: Kontoumsätze abrufen und Zahlungen automatisch den Rechnungen zuordnen.
- Steuerfunktionen: Umsatzsteuer-Voranmeldung und EÜR, je nach Anbieter mit direkter Übermittlung an das Finanzamt.
- Schnittstellen: DATEV-Export oder Steuerberaterzugang, Anbindung an Online-Shop, Zahlungsanbieter und CRM über eine API.
Ein Beispiel für eine solche Lösung ist Billomat. Die Software bündelt Rechnungsstellung, Mahnwesen, Belegerfassung per App, Zahlungsabgleich, EÜR und DATEV-Export. Einen Überblick gibt die Seite mit den Funktionen von Billomat, Erweiterungen wie Shop-Anbindungen finden sich bei den Billomat-Add-ons. Seit 2022 gehört Billomat zur aifinyo AG, die zusätzlich Finanzierungslösungen wie Factoring und Finetrading anbietet. Vergleichbare Programme gibt es unter anderem von Lexware, sevdesk oder DATEV. Vergleiche vor der Entscheidung Funktionsumfang, Preise und die Zusammenarbeit mit deiner Steuerberatung.
E-Rechnung: Was seit 2025 gilt
Die E-Rechnungspflicht im Geschäft zwischen Unternehmen (B2B) ist der wichtigste Anlass, die Buchhaltung online zu organisieren. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine normale PDF-Datei per E-Mail zählt nicht dazu.
| Ab | Pflicht |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Die Ausstellungspflicht gilt für alle übrigen Unternehmen. |
Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind von der Ausstellungspflicht nach aktuellem Stand aber ausgenommen. Prüfe bei deiner Software, ob sie E-Rechnungen sowohl lesen als auch erzeugen kann.
GoBD und Aufbewahrung
Auch wer die Buchhaltung online führt, muss die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) beachten. Buchungen müssen vollständig, zeitnah, nachvollziehbar und unveränderbar sein. Gute Programme protokollieren Änderungen und archivieren Belege revisionssicher.
Die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO betragen derzeit zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen und sechs Jahre für Geschäftsbriefe. Elektronisch empfangene Rechnungen musst du im Originalformat aufbewahren, ein Ausdruck reicht nicht.
Kosten und Modelle im Vergleich
Du hast grundsätzlich drei Wege, deine Buchhaltung zu organisieren:
| Modell | Typische Kosten | Passt für |
|---|---|---|
| Online-Software in Eigenregie | ca. 10 bis 120 Euro pro Monat, je nach Anbieter und Tarif | Selbstständige und kleine Teams mit EÜR |
| Software plus Steuerberatung | Software plus Honorar nach Steuerberatervergütungsverordnung | GmbH, UG, wachsende Unternehmen |
| Externe Buchhaltung oder Online-Buchhalter | Pauschale oder Preis pro Buchung | Gründer ohne Zeit für die laufende Erfassung |
Kosten für Buchhaltung online realistisch einschätzen
Billomat nennt auf seiner Preisseite zum Beispiel Tarife ab 19 Euro netto im Monat bei jährlicher Zahlung (Professional) bis ab 99 Euro (Enterprise), monatlich kündbare Varianten kosten mehr. Eine Testphase von 14 Tagen ist laut Anbieter kostenlos. Rechne neben der Lizenz auch die Zeit für Einrichtung und Pflege ein. Die Softwarekosten sind als Betriebsausgaben absetzbar.
So führst du die Buchhaltung online in der Praxis
Ein Beispiel: Eine selbstständige Webdesignerin schreibt rund 15 Rechnungen im Monat und hat etwa 40 Belege. Mit einer festen Routine bleibt der Aufwand überschaubar:
- Täglich: Belege direkt per App fotografieren oder weiterleiten.
- Wöchentlich: Kontoumsätze abgleichen, offene Posten prüfen, Zahlungserinnerungen auslösen.
- Monatlich oder quartalsweise: Umsatzsteuer-Voranmeldung prüfen und abgeben oder Daten an die Steuerberatung übergeben.
- Jährlich: EÜR oder Jahresabschluss vorbereiten, Abschreibungen und Inventar prüfen.
Wichtig ist eine klare Trennung von privaten und geschäftlichen Konten. Weitere Tipps zur Finanzorganisation findest du im Beitrag Start-up optimal führen. Wie Kanzleien mit digitalen Belegen arbeiten, zeigt der Artikel zur Digitalisierung der Steuerberatung.
Software auswählen: sieben Prüffragen
Die meisten Programme sehen in der Werbung ähnlich aus. Im Alltag unterscheiden sie sich aber deutlich. Diese Fragen helfen dir, vor dem Kauf die passende Lösung zu finden:
- Passt die Software zu deiner Buchführungsart? Manche Programme unterstützen nur die EÜR, andere auch die doppelte Buchführung.
- Kann sie E-Rechnungen lesen und erzeugen? Achte auf XRechnung und ZUGFeRD sowie auf eine verständliche Darstellung eingehender XML-Dateien.
- Wie gut ist die Bankanbindung? Teste, ob deine Bank unterstützt wird und wie zuverlässig die automatische Zuordnung funktioniert.
- Arbeitet deine Steuerberatung damit? Ein DATEV-Export oder ein eigener Zugang für die Kanzlei spart Abstimmungsaufwand.
- Welche Schnittstellen brauchst du? Online-Shops, Zahlungsdienste, Zeiterfassung oder CRM sollten sich anbinden lassen.
- Wie skaliert der Preis? Prüfe, ob Nutzer, Rechnungen oder Funktionen extra kosten, wenn dein Unternehmen wächst.
- Kommst du an deine Daten? Ein vollständiger Export ist wichtig, falls du später wechseln willst oder die Betriebsprüfung Daten anfordert.
Teste zwei bis drei Programme parallel mit echten Belegen aus einem Monat. So merkst du schnell, welche Lösung zu deinem Arbeitsstil passt. Wer gerade erst startet, kann die Buchhaltung online direkt mit der ersten Rechnung einrichten, wie es der Gründungsfahrplan beschreibt. Ein späterer Umstieg mitten im Geschäftsjahr ist möglich, kostet aber mehr Aufwand, weil Anfangsbestände und offene Posten übertragen werden müssen.
Häufige Fragen
Kann ich meine Buchhaltung online selbst machen?
Ja, für die meisten Selbstständigen mit Einnahmenüberschussrechnung ist das gut machbar. Bei Bilanzierungspflicht, Mitarbeitenden oder komplexen Umsatzsteuerfällen ist die Zusammenarbeit mit einer Steuerberatung sinnvoll.
Ist eine Buchhaltungssoftware in der Cloud sicher?
Seriöse Anbieter hosten in Rechenzentren in der EU, verschlüsseln die Daten und bieten Zwei-Faktor-Anmeldung. Prüfe Serverstandort und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO.
Reicht eine PDF-Rechnung noch aus?
Im B2B-Geschäft darfst du übergangsweise noch PDF- oder Papierrechnungen ausstellen, je nach Vorjahresumsatz bis Ende 2026 oder Ende 2027. Empfangen musst du E-Rechnungen bereits seit 2025.
Was kostet eine Online-Buchhaltung für Selbstständige?
Einfache Programme starten bei wenigen Euro im Monat, umfangreichere Tarife mit Bankanbindung, Mahnwesen und Schnittstellen liegen meist zwischen 20 und 60 Euro. Hinzu kommen gegebenenfalls Kosten für die Steuerberatung.
Fazit
Die Buchhaltung online zu führen, ist für Gründer und Selbstständige 2026 der Normalfall. Die E-Rechnungspflicht, die GoBD und der Wunsch nach weniger Papier sprechen für eine Cloud-Software mit Bankanbindung, Belegerfassung und Steuerberater-Schnittstelle. Wähle das Programm nach deinem Bedarf, teste es in der kostenlosen Phase und lege von Anfang an eine feste Routine fest.
